INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RIVOLTA AI CANDIDATI PER FINI DI SELEZIONE DEL PERSONALE

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679)

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E CONTATTI

Il Titolare del trattamento è Erdtech srl, con sede legale in Via Maurilio Bossi 27 – 21047 SARONNO (VA) C.F./P.IVA 03194160127  (di seguito, “Erdtech” o il “Titolare”).

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei Suoi dati personali e/o per l’esercizio dei Suoi diritti può contattarci alla: e-mail: info@erdtech.it o direttamente il Responsabile della Protezione dei Dati all’indirizzo: rpd@erdtech.it.

2. TIPOLOGIE DI DATI TRATTATI

Nell’ambito delle attività di selezione del personale, Erdtech srl tratta i dati personali da Lei forniti o acquisiti da fonti legittime, tra cui:

• dati anagrafici e di contatto (es. nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, e-mail, telefono);
• dati relativi alla formazione, alle qualifiche professionali, alle esperienze lavorative, competenze e conoscenze linguistiche o informatiche;
• eventuali immagini o registrazioni video/audio se i colloqui avvengono da remoto (es. piattaforme di videoconferenza);
• dati contenuti nelle referenze professionali (ove da Lei indicate);
• eventuali ulteriori dati da Lei spontaneamente inseriti nel CV o nella documentazione inviata.

Dati di categorie particolari (art. 9 GDPR)

Erdtech srl non richiede in via ordinaria informazioni idonee a rivelare l’origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale. Le chiediamo, pertanto, di non includere tali dati nel Suo CV o nella documentazione inviata, salvo che ciò risulti strettamente necessario (es. dati sulla appartenenza a categorie protette) e richiesto dalla normativa vigente per l’instaurazione del rapporto di lavoro.

Qualora, nonostante quanto sopra, Lei inserisse dati di categorie particolari, Erdtech srl li tratterà solo se strettamente necessari per adempiere agli obblighi ed esercitare i diritti in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) GDPR e delle norme nazionali applicabili.

3. Origine dei dati

I dati personali possono essere raccolti:

• direttamente da Lei, attraverso l’invio del CV o di altra documentazione (via e-mail, form on-line, piattaforme di recruiting, posta ordinaria, consegna a mano, etc.);
• tramite terzi:
  • società di selezione del personale, agenzie per il lavoro, portali dedicati alla ricerca di lavoro;
  • soggetti da Lei indicati come referenze;
• da fonti pubbliche o professionalmente accessibili, nei limiti di quanto strettamente pertinente allo svolgimento della selezione (es. profili professionali su piattaforme di networking, albi professionali, registri pubblici).

In caso di ricezione di CV non sollecitati, l’informativa Le è resa in conformità all’art. 111-bis del d.lgs. 196/2003 al primo contatto utile successivo alla ricezione del curriculum.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

1. a) Gestione della Sua candidatura per specifiche posizioni aperte

• Valutazione del profilo, competenze e idoneità rispetto alla posizione;
• organizzazione e svolgimento di colloqui (anche da remoto);
• gestione delle comunicazioni con Lei (convocazioni, richieste di integrazioni, esiti di selezione).

Base giuridica:

• esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR);
• adempimento di obblighi di legge in materia di diritto del lavoro, normativa fiscale e contabile, ove applicabili (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

1. b) Gestione dei CV ricevuti spontaneamente e costituzione di un data base di candidati per future posizioni lavorative

• Registrazione del Suo CV nel database candidati;
• eventuale contatto per future posizioni in linea con il Suo profilo.

Base giuridica:

• perseguimento del legittimo interesse del Titolare a organizzare in modo efficiente i processi di ricerca e selezione del personale (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR), oggetto di preventiva valutazione di bilanciamento;
• fermo restando il Suo diritto di opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento (par. 10).

Qualora Erdtech srl, in casi specifici, intenda fondare la conservazione del Suo profilo per future selezioni sul consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), Le verrà richiesto un consenso separato, libero e revocabile in ogni momento, senza pregiudizio per le valutazioni in corso.

1. c) Gestione di eventuali contenziosi o difesa in giudizio

• Tutela in sede giudiziaria o in procedimenti amministrativi/stragiudiziali connessi alle attività di selezione (es. contenziosi per discriminazione, contestazioni in materia di lavoro).

Base giuridica:

• legittimo interesse del Titolare alla difesa dei propri diritti (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).

5. Modalità del trattamento

Il trattamento avverrà mediante strumenti manuali, informatici e telematici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e riservatezza dei dati, nel rispetto dell’art. 32 GDPR e della normativa nazionale vigente.

Non è previsto alcun processo decisionale interamente automatizzato che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente su di Lei (art. 22 GDPR). L’eventuale utilizzo di strumenti di preselezione automatizzata non comporterà decisioni basate esclusivamente su tali strumenti, ma sempre con intervento umano.

6. Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopra indicate, e in particolare:

• per le selezioni relative a una specifica posizione aperta, di regola per tutta la durata della procedura di selezione e, successivamente, per un periodo massimo di 6 mesi dalla chiusura della selezione, salvo esigenze di difesa o contenzioso;
• per il database candidati (CV spontanei o profili ritenuti interessanti per future posizioni), per un periodo massimo di 12 mesi dalla data dell’ultimo aggiornamento del profilo/CV o dell’ultimo contatto utile con Lei.

Al termine dei periodi sopra indicati i dati saranno cancellati, anonimizzati o resi non riconducibili all’interessato, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere ad obblighi di legge o per la tutela giudiziaria del Titolare.

7. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per valutare il Suo profilo e gestire il processo di selezione. Il mancato conferimento di tali dati può comportare l’impossibilità di prendere in considerazione la candidatura.

Il conferimento di ulteriori dati facoltativi è rimesso alla Sua autonomia; l’eventuale mancata comunicazione di tali informazioni non pregiudica la valutazione della candidatura, salvo che risultino strettamente pertinenti alla posizione da ricoprire.

8. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali

I Suoi dati potranno essere comunicati esclusivamente a soggetti autorizzati al trattamento e adeguatamente istruiti, nonché a:

• personale dell’area Risorse Umane e delle funzioni aziendali coinvolte nel processo di selezione;
• società che forniscono servizi di recruiting, gestione di piattaforme per la selezione del personale, somministrazione di test o assessment;
• fornitori di servizi informatici e gestionali (hosting provider, manutenzione sistemi, servizi cloud) che agiscono quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• eventuali società appartenenti al medesimo gruppo di cui Erdtech srl fa parte, coinvolte nel processo di selezione per analoghe posizioni;
• soggetti pubblici o privati nei limiti in cui la comunicazione sia prevista da norme di legge o regolamento.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta agli indirizzi indicati nella sezione 1.

I dati non saranno oggetto di diffusione.

9. Trasferimenti di dati verso Paesi extra-UE

Qualora, nell’ambito delle finalità sopra indicate, si rendesse necessario trasferire i Suoi dati personali verso Paesi situati al di fuori dell’Unione europea/Spazio Economico Europeo:

• il trasferimento avverrà solo verso Paesi per i quali sia stata adottata una decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea (art. 45 GDPR), oppure
• sulla base di garanzie adeguate (art. 46 GDPR), quali le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea, o altre misure previste dal GDPR.

In tali casi, potrà ottenere informazioni sulle garanzie applicate e copia delle stesse contattando il Titolare agli indirizzi indicati sopra.

10. Diritti dell’interessato

Lei ha il diritto di:

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati (art. 15 GDPR);
• chiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti (art. 16);
• chiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
• chiedere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
• ricevere i dati che La riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e di trasmetterli a un altro titolare (portabilità, art. 20 GDPR), nei casi previsti;
• opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato sul legittimo interesse del Titolare (art. 21 GDPR), ivi inclusa l’eventuale conservazione del CV per future posizioni;
• revocare in qualsiasi momento l’eventuale consenso prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Per esercitare i Suoi diritti può scrivere agli indirizzi indicati nella sezione 1, specificando l’oggetto della richiesta e il diritto che intende esercitare.

11. Reclamo all’Autorità di controllo

Qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali avvenga in violazione del GDPR e/o della normativa nazionale, Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) ai sensi dell’art. 77 GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR).

12. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche e/o aggiornamenti, nel rispetto del quadro normativo applicabile. La versione aggiornata sarà resa disponibile tramite i canali di raccolta delle candidature e, su richiesta, trasmessa all’interessato.